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分析培训需求步入正轨

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确定培训需求是培训组织工作的起点,也是企业进行有效培训的必要前提。但在实际工作中,许多企业管理人员根本认识不到培训需求分析的重要性,或者是心有余而力不足,无法将此工作做到位,使得培训工作如同救火...

确定培训需求是培训组织工作的起点,也是企业进行有效培训的必要前提。但在实际工作中,许多企业管理人员根本认识不到培训需求分析的重要性,或者是“心有余而力不足”,无法将此工作做到位,使得培训工作如同“救火”,因缺乏计划性与针对性而无法有效落实,培训效果更是无从谈起。那么企业培训需求分析工作怎样才能形成科学的制度化流程与步骤呢?D公司的培训需求流程设计对大多数企业来说将具有一定的借鉴意义。

  D公司是一家提供移动通信网络全面解决整体方案的高科技公司,主营业务为移动通信网络设计、系统设备和网管计费和移动智网新业务等网络支撑软件开发。一直以来,公司高层就很看重企业的培训工作,总经理亲自监督完成培训中心的硬件建设,确定了培训中心组织机构、人员、资金与场地设备,同时制定了公司的培训工作制度。其中规定在每次培训项目的实施过程中,HR的首要工作是进行培训需求分析,在此基础上制定相应的培训计划,比如说新员工的入职培训或现有员工的能力提升与职业发展等等。

  层层深入

  直击培训需求分析三环节

  D公司的培训需求分析工作流程主要包括“培训需求调查”、“《培训需求详表》初步成形”和“《培训需求详表》完善”这三个环节:

  员工的心思你别猜——踏踏实实做好培训需求调查

  针对员工实际情况进行调查是做好培训需求分析工作的首要环节,切忌想当然地猜测员工对于培训的需要。培训需求信息的收集需要从两个层面进行,第一是部门层面,从企业战略目标出发分析本部门的培训需求;第二是员工层面,根据岗位任职资格要求、员工职业发展要求以及绩效改进要求,分析员工层面的培训需求。基于此,D公司的培训需求调查工作分两个步骤进行:培训需求沟通与培训需求信息的收集与汇总,具体工作流程总结。

  第一步:培训需求沟通

  在培训需求调查之初,D公司HR指导部门直线经理就培训需求做了两方面的沟通工作,既包括各部门经理与本部门员工就培训需求问题的沟通,也包括人力资源部门与各部门经理的培训沟通,历时四天(企业规模大小不同,此过程需要的时间也不同)。经此过程,直线经理全面了解了所属部门员工的岗位任职资格标准以及员工的绩效评价结果,然后根据部门业务发展需要和员工个人的职业发展需要,与员工共同确定培训需求,并填写《员工培训需求调查表》,表中信息包括以下几方面:员工基本情况、员工绩效达成、业务技能提升以及员工职业发展所需培训等。

  第二步:培训需求的收集与汇总

  在部门直线经理完成《员工培训需求调查表》之后,D公司HR要求各部门培训管理人员完成本部门所有表单的收集汇总工作,形成《员工培训需求表》,此项工作最好在部门直线经理完成培训需求沟通之后的一天内完成。表中信息包括:培训类型、填表人信息、部门和主管信息、培训内容、培训目标、培训对象和人数等。

  整理、访谈、分析——形成《培训需求详表》

  在收集到《培训需求表》之后,便步入培训需求详表的成形环节。此阶段的目的是由HR对部门培训需求进行汇总分类与补充完善,以形成《培训需求详表》,具体包括三个步骤,依次为:分类整理部门培训需求;进行培训需求访谈;详细分析形成《培训需求详表》,具体工作流程总结。

  第一步:分类整理部门培训需求

  在培训需求调查工作结束后的一周内,各部门培训管理人员需要按照培训需求类别将已收集汇总的《培训需求表》进行分类整理。在此过程中,工作关键点是通过合并筛选各部门的培训需求,区分出通用类和专业类两种培训需求,上交部门主管审批通过后,将《培训需求表》提交人力资源部主管培训的部门。

  第二步:进行培训需求访谈

  为了获取战略性培训需求与领导班子方面的培训需求信息,D公司HR在收集到员工需求信息后,没有忽视对相关领导进行培训需求访谈工作。他们依据访谈所得到的培训需求做好记录,为接下来《培训需求详表》的成形工作提供相关参考信息,这一任务在培训需求调查后的第二周内完成。

  第三步:详细分析形成《培训需求详表》

  根据访谈结果与已分类的《培训需求表》,D公司人力资源部培训人员依据培训需求深入分析控制程序,由通用与专用两类《培训需求表》确定《培训需求详表》包含哪些信息,如:培训班责任人、时间、时长、经费预算等等,形成确定的《培训需求详表》。此项工作继访谈结束后的两周之内完成。

  一切从实际出发——完善《培训需求详表》

  制定好《培训需求详表》之后,D公司HR在接下来的两天内需要完成相关项目的设计工作,主要涉及两方面内容,一是选择培训形式,二是规划培训课程。在此过程中,需要注意的是培训内容和形式的选择要从每次培训的实际情况出发,考虑到员工个性化需求、经费限制与时间限制等因素,寻求最佳方法与途径,具体工作流程总结。

  针对《培训需求表》中的各项填写内容,D公司HR从员工个性化需求、时间限制(不能安排脱产的,采用在职培训或在线培训形式)和经费限制(适当限制培训费用较高的外派培训)等方面进行考虑,从自学、脱产培训和不脱产培训这三类形式中进行选择。当HR决定采用哪种培训形式之后,就可以根据培训项目类型与现有条件来确定培训班负责人,确定时间、时长、期数、地点、人数,课程大纲、所用教材、培训方式、师资类型与标准、培训班类型、培训评估层次与方法、经费预算,以及人均预算等具体培训信息,完成培训课程规划制定与《培训需求详表》完善工作。

  浪里淘沙

  把握培训需求分析关键点

  从理论和实践上看,要想做好培训需求分析工作,不仅要了解科学合理的设计流程三环节,同时还要对其中的关键要点给予足够重视。在实践过程中,D公司HR主要侧重把握了以下三个方面:

  明确培训需求调查的参与者

  HR组织培训需求调查的过程中,要请任职员工与其上级一起参与,因为对于某一具体岗位的培训需求来说,他们是行家,对岗位知识技能的要求相对而言较为清楚,可以相互补充以完善信息;同时,也可以避免出现员工盲目提培训要求的问题。对于比较复杂的技术性岗位,还可以邀请相关技术专家参与,保证收集到的信息的真实性。

  设计合理的调查流程

  合理的调查流程一般来说包括以下四方面:首先要根据企业战略发展目标、岗位任职资格要求等信息了解员工应该掌握何种知识技能;然后分析员工目前的掌握程度,在哪方面存在欠缺;进而对员工需求进行汇总整理,按照轻重缓急排序;最后得出员工切实的培训需求。当然,这其中每一步都可以继续细分,比如说员工需求包括知识、技能需求等;知识层面又可以分为专业知识与相关知识等;技能也可分为通用技能与专业能力等等。

  准确查找绩效差距并分析原因

  培训需求分析的一个常见入手处是绩效差距,只有找到出现绩效差距的原因,才能确定是否存在有效的培训手段来消除差距。若绩效差距是由环境、设备或激励制度等引起的,则培训措施不会起什么作用,若是由员工所具备的知识、技术不足所致,企业才有进行培训的必要。明确了员工素质能力短板,进行针对性培训,提高人力资源利用率和企业管理效率。

  至此,D公司HR切实完成《培训需求详表》的填写工作,为培训计划的制定提供了详实可靠的第一手资料,降低甚至避免了盲目性,为有效的培训工作打好了基础。准确的培训需求分析使公司培训工作远离“救火大队”、“鸡肋”等“荣誉称号”,成为企业发展的真正助力。

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